事務室に行くまでの間、
ミチヨさんが秋祭りの準備のことや
秋祭り当日の部長の動き方のコツの
ようなものを教えてくれました。

引き継ぎの時にも言われたけど、
A幼稚園の準備は早過ぎるので
二度手間になることが多過ぎるとのこと。

まだ全然決まってない段階なのに
先々やり過ぎるせいで逆に手間が増えているということでした。
多分これは、

①当初の予定を誰かが少し前倒しでしてそれを議事録に書く

②議事録を見た翌年の役員はそれが予定通りの日付だと思う

③余裕を持って②より早めにやる

④また翌年の役員は議事録を見て、③が予定通りの日付だと思う

⑤余裕を持って③より早めにやる

というのが毎年繰り返され続けてきた結果のよう。


秋祭りの運営委員会が発足するのは
９月に入ってからなのに、何故か去年も
７月と９月におにぎり等を発注する店舗へ
仮の仕入れ数の連絡をすることになっており、
その後何度も店舗に変更連絡をしなくては
ならなくなった、と。(秋祭りは毎年10月の末頃行われます。)

店舗側も何度も変更連絡が来るので
ちょっと苛立っていたらしい。

二度手間三度手間になった結果、
仕事が増えてただでさえ忙しいのが
余計に大変になったので、今年度は
気を付けておいた方がいいと念を押されました。

家に帰った私は持って帰っていた
過去の議事録を自宅のプリンターで
コピーしてから中身を確認しました。

確かに６月に挨拶に行った後に、
前年度の数を予想に７月に仮の発注を行っている。

で、９月にまた仮の発注数の連絡して、10月の頭に本発注。

なんじゃこりゃ(ˊᵕˋ;)

仮発注からこれだけ変更繰り返されたらそりゃ店舗も苛立つよね。

発注って普通は保護者に
チケットの申し込みをしてもらって注文数が確定してから、
当日販売分も追加して注文するもんでしょ？

店舗には予め秋祭りで
大量発注したいからよろしくねって
６月に挨拶しに行ったら、後は９月の
運営委員会発足後に再度連絡して

「〇月〇日までに発注連絡します。」

って伝えれば事足りる。

しかも仕入先って近所のコンビニとかドンキとかだよ？

毎年同じとこだよ？

お店側としても毎年の大量発注は
年間の売上予定で計上してると思うよ。

あっちも毎年のことだから、だいたいわかってるよね。

秋祭りは毎年あることでも役員は
毎年ほぼ初めての人ばかりだから、
念には念を入れてのことだろうというのは
なんとなくわかります。

準備は余裕を持って早めにするに越したことはないので。

でも時と場合によると思う。

特にその準備が園外の場所とのやり取りになる場合は尚更。


取り敢えずこれは改善しないと
いけないなと思い、次の部会での課題とするべくメモに書き込んでおきました。